英語メールで困らない!書き出しから結びまでそのまま使える例文集

[英語] TOEIC
参照:https://localiq.com/blog/

こんにちは!はねうさぎです(@haneusagi_com)です。

私は現在、ドイツでフリーランスのライター及び通訳・翻訳(英日)のお仕事をメインで生活していますが(ただの食いしん坊じゃないyo!w)、最近新しいクライアントとやり取りする機会が増え、その中で思う事として、「日本で働いていて海外との接点がある方の場合は、英文Eメールがかなり重要なんだな」と実感しています。

現在の自分にとっては、フリーランスの仕事をゲットするまでの過程、面談の設定、今まで海外企業と仕事上でやり取りした経験上、完璧な英文ではないかもしれませんがEメールで何か困る事はもうほとんどありません。

とは言え、当然ですが、そんな自分でも英語メールで苦労したことはもちろんあります!

アメリカでインターンをしようと思った時に何日もかけて書いた自己紹介文や職務経歴書、ドキドキしながら社員何十万人規模の会社で初めて働いた時に出した最初の英語Eメール、アメリカの大学院を受験する時に頑張って用意した出願書・・・等を思い出し、今回は特にビジネスで英語メールを書く必要がある方にも簡単に、そして時間の節約ができるように、例文を交えてビジネスでのコミュニケーションに役立つフレーズをご紹介します。

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英語のビジネスメールの基本的なフォーマットを理解しよう

まず、英文Eメールと日本語Eメールでの違いを理解しましょう。

英語のビジネスメールの場合は、以下のようにフォーマットが決まっています。

慣れると簡単ですので、何かを参考にしたりコピペしなくても、数を熟せばどなたでも簡単に書けるようになります。

【件名(Subject)】

【宛名】

【書き出し】

【本文(具体的な目的や内容)】

【結び(クロージング)】

【署名】

例えばですが、以下は本日私がスペイン人のプロジェクトリーダーから受け取ったEメールです。(一部重要な部分や気密部分は削除・変更してます)

Subject: User guide – English into Japanese ←【件名】

Hello Haneusagi, ←【宛名】

I hope you have had a nice weekend. ←【書き出し】

Many thanks again for your support in the XXXXXXX meeting. It´s good to know that they are happier now. We need to continue working with them in the coming days as we have still some pending topics to be clarified. ←【本文1】

Please, let me know how everything goes as we will have a new meeting this week with XXXX and I would like to introduce you to them… this time will be XXXXX company. ←【本文2】

Many thanks and best regards ←【クロージング】

XXXXXXX (Name) ←【署名】

基本フォーマットの通りになっていますね。

日本語のメールの様に「いつも大変お世話になっております。最近段々と温かくなってまいりました。皆さんお元気でしょうか~~~」のようなモノはほぼほぼ不要です。

英文メールは、長いと読んでもらえない事が多いです!

ポイントは、

「短く」、「わかりやすく」、「失礼にならないように丁寧に」、「用件だけを書く」

事です!!

吉野家の牛丼をサーブするつもりで書いてください・・・?!w

英文メールの書き出しは重要!でも難しく考えずに書こう!

英文メールには「書き出し」というものがあります。

最近はよりカジュアルに端的になってきており「Hello」の後にすぐに本文を書く方もいますが、1行、2行書き出しを加えると丁寧な印象になります。

以下はすでにお互いを知っている場合に有効な書き出しの例です。

【例文1】It was great meeting you at [イベントの名前].
【例文2】Hope this email finds you well.
【例文3】Thank you for the quick response.
【例文4】Hey, it’s Friday! I hope you have some cool plans for the weekend.
【例文5】How are things in New York? I hope you’re keeping warm during the snow storm.
【例文6】[共通の知り合い・同僚・上司の名前] mentioned that I should reach out to you.

英文メールのあて名の書き方(フォーマルとカジュアル)

日本語でも一緒ですが、英文メールの一番最初には宛名を書きます。

日本語の場合は、男女関係なく「様」や「さん」、「〇〇部長」、「殿」などでいいと思うのですが、英語の場合は、少し勝手が違います。

  • 相手が男性とわかっている場合
Dear Mr. Haneusa(Family name),
  • 相手が女性とわかっている場合
Dear Ms. Haneusagi(Family name),
  • 相手の名前も性別もわからない場合
Dear Sir or Madam, または Dear Sir/ Madam,
  • 相手の部署も名前も全くわからない場合(「ご担当者様」的な意味で)
To Whom It May Concern,
【注意】
女性宛てのビジネスメールの場合は(も)、例え女性の既婚・未婚がわかっていても「Ms.」を使います。「Mrs.」(ミセス)や「Miss」(ミス)は差別的と考える人も多く、現在は「Ms.」が広く使われます。

また、近年では、日本とビジネスのやり取りで「-san(さん)」が丁寧な敬称に当たる事を知っている外国の方もいらっしゃるので、そういった場合には-sanを使う人もいるようですが、社内の場合やすでに気心知れた関係の場合に使用する方が無難です。

ビジネス英文Eメールの結び(クロージング)の例文

ビジネスEメールのクロージングはシンプル。例をそのままコピペOK!
  • All the best, (では、ごきげんよう)
  • Best, (ごきげんよう)
  • Best regards, (よろしくお願いします:一般的な丁寧なクロージング)
  • Warm regards, (よろしくお願いします)
  • Best wishes, (ご多幸を祈ります)
  • Fond regards, (よろしくお願いします)
  • Kind regards, (敬具:丁寧なクロージング)
  • Looking forward to hearing from you, (返信をお待ちしています)
  • Regards, (よろしく)
  • Sincerely, (よろしくお願いいたします)
  • Sincerely yours, (敬具:丁寧なクロージング)
  • Thank you, (ありがとうございます)
  • Thanks again, (再度ありがとう)
  • With appreciation, (感謝を込めて)
  • With gratitude, (感謝の気持ちを込めて)
  • Yours sincerely, (敬具」丁寧なクロージング)

※カッコ()内は、私のざっくりとした和訳です。直接日本語にできるものではありませんが、文型なので意訳しました。

クロージングと署名を組み合わせて以下の様に書きます。カンマで区切って1行開けて下さいね。

Sincerely yours,

Jennifer Jackson ←【署名:基本的にあなたのお名前、その後に部署や役職名、会社名など】
Lead project manager
ABC  Solution Company
555-777-6666
jjackson@email.com

友達や家族(場合によっては同僚にも)へカジュアルなクロージングのフレーズ。コピペOK!
  • Cheers, (乾杯)
  • Faithfully, (よろしく)
  • Many thanks, (いろいろありがとう)
  • Warmly, (よろしく)
  • Yours truly, (よろしく)

これ以降は非常にカジュアルなのでビジネスメールでは使用しないように気を付けましょう。

  • Ciao, (またね)
  • Love, (ラブ)
  • Talk soon, (またね)
  • Bye, (バイバイ~)
  • See ya, (じゃ!また)
  • See ya later, (また!)
  • See you, (またね)
  • XOXO (キス)
  • Thx (あざす!)
  • Hugs (ハグ)

英文Eメールの例文集!コピペして簡単に使える

参照:https://localiq.com/blog/

外国人のいるチームに参加した、グローバルのプロジェクトチームをまとめることになった、上司と一緒に海外の取引先とのミーティングに参加しろと言われて紹介された、会社の営業メールを送らなきゃ、退職の案内は??

英文Eメールどうしよう?!

大丈夫です!

そんな方のために、いくつか例文を載せますので、自分なりに部分的に変更して使っちゃってくださいね!

【英文メール】あなたと会社を簡単に紹介する例文
Hello, my name is [Suzuki] from [Nippon Software] in charge of [Sales Department]. I am writing to you for the first time.

[Nippon Software] is one of the leading companies in Japanese [IT Software] industry.

私は、[日本ソフトウェア]で営業を担当しております [鈴木] 申します。はじめてメールをさせていただきます。
[日本ソフトウェア]は、日本の[ITソフトウェア]産業におけるトップ企業の1社です。

【英文メール】新しいポジションについた時の自己紹介メール例文
Dear Mr./Ms. Smith,

I am writing to introduce myself as the new Brand Manager at Haneusa Company.
Having recently taken over the position, I am excited to meet all everyone here and discuss how we can work together towards our continued success in the future.
Should you have any questions then I’d be happy to answer them over email or discuss them face to face.

Please don’t hesitate to contact me.

Warm regards,
Haneusagi

スミス様、

お世話になっております。
ハネウサカンパニーの新ブランドマネージャーとして自己紹介を書いています。
新たにこのポジションに就きましたので、部署のすべての人とお会いして、継続的な会社の成功に向けて、私にどのような事ができるのかを話し合いたいと思っています。

不明な点があれば、メールで解答、または直接お話しさせていただきたいと思いますので、遠慮なくご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

はねうさぎ

【英文メール】何かを送って欲しいという依頼のメール例文
We would appreciate it if you would provide us with more detailed information about the products (services) that you offer.

または

Would you please send us more detailed information about the service?

貴社の製品(サービス)に関するより詳細な情報を送って頂けますでしょうか。

It would be highly appreciated if you could send us quote for the following products at your earliest convenience.

下記の製品に関する貴社の見積もりを至急ご送付頂けますでしょうか。

Would you please send me a quote for your product as soon as possible?

御社の製品の見積もりを早急にご送付頂けますか?

【英文メール】話した内容の確認メール例文
Hello,
Thank you for taking a time for our meeting this morning.
I would like to confirm the main points that we discussed today.

こんにちは。

今朝はミーティングのお時間をいただきまして、ありがとうございました。
本日議論させて頂きましたポイントについて確認させていただきたいです。

【英文メール】新商品ローンチのお知らせメールの例文
Dear [Name],

Hope this email finds you well.
I am emailing you today to let you know we have opened doors to our [product name].
It helps you [describe the problem and solution].

To learn more about what it does, click here…<Link>
Make sure you buy it before [mention either a time frame or number of sales].

Here is a testimonial from a recent customer [add a review from a customer].

If you have any questions about the product, please respond to this email or use the live chat on the product page. Our staff is waiting to respond to you.

Thank you,

[Your signature/ Name]

[宛名]様、

いつもお世話になっております。

本日、私共の[製品名]が新しい世界への扉を開いた事をお知らせするメールをお送りします。

(この新商品は)[問題と解決策を説明する]のに役立ちます。

その機能の詳細については、こちらをクリックしてください…<リンクを張る>

[時間枠または販売数のいずれかを記載]する前に必ず購入してください。

以下は最近の顧客からのフィードバックです[顧客からのレビューを追加してください]。

製品についてご不明な点がございましたら、このメールに返信するか、製品ページのライブチャットをご利用ください。 スタッフがお返事をお待ちしております。

どうぞよろしくお願いいたします。

[あなたのサイン]

【英文メール】電話会議のフォローアップや確認メール例文
Hello [Name]

Thank you for attending the call. It was really nice to learn about you and your business.

During the call, we discussed…[Summarize the details in a few bullet points]

I’ve attached my custom plan for your business to this email [attach it to the email].
Please go through it and let me know if you would be interested in working with me.

Best regards,
[Your signature]

こんにちは[名前]さん、

お電話ありがとうございました。
あなたとあなたのビジネスについて勉強になり、とても良かったです。

(再確認ですが)ディスカッションの中で、こういった事を話し合いました…[詳細をいくつかの箇条書きにまとめてください]

メールに御社のビジネスのカスタムプランを添付しました[メールに添付してください]。

添付資料をご一読いただき、弊社とのビジネスに興味があるか教えていただければと思います。

どうぞよろしくお願いいたします。

[あなたのサイン]

【英文メール】プロジェクトのスタートメール例文
Dear [Name]

Thank you so much for choosing us. We’re looking forward to working with you.

I’m going to set up a plan for this project now. We like to use Crello and/or Isana [change to whichever tool you use] to manage our projects. Could you please let me know which one you prefer? We will set up a board for you there so you can monitor our progress.

I have also attached a document that details all the login details I need from you.
Please add them there or share them with us through LastPass.

And if you have any questions, you can email me at [name@example.com] or call me at [add your number].

Thank you,
[Your signature]

[名前]様、

弊社との取引をお選びいただきましてありがとうございました。
どうぞよろしくお願いいたします。

今からこのプロジェクトの計画を立てます。私たちは、『Crello』や『Isana』 [使用するツール名に変更]でプロジェクトを管理しております。どちらで管理するのが良いか教えていただけますか?
進捗状況を一目で管理できるように、システム内にボードを設置します。

また、弊社が御社から必要とするすべてのログイン情報を詳述する書類を添付しました。
書類に詳細情報を記入して返信していただくか、『LastPass』経由で私たちと共有してください。

また、ご不明な点がございましたら、[name@example.com]までメールでお問い合わせいただくか、[番号を追加]までお電話ください。

どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたのサイン]

【英文メール】銀行引き落としのリマインダーメール例文
Hello John,

Just a friendly reminder that the next payment for your account ending in 2569 is scheduled for automatic withdrawal from your bank account on November 10, 2021.

Amount to be withdrawn: $250.00

No action is needed on your part, we are just keeping you in the loop!
Thanks for choosing NIPPON Business!

Sincerely,

Taro Tanaka
NIPPON Business
555-777-6666
nipponbusiness.com

ジョンさん、こんにちは。

あなたの2569で終わるアカウントの次の支払いは、2021年11月10日に銀行口座から自動的に引き落とされる予定です。

引き出される金額:$ 250.00

あなた側で特別な設定は必要ありません。確認のためのお知らせです!

いつも弊社のサービスをご利用いただきましてありがとうございます。

よろしくお願いいたします。

田中太郎

ニッポンビジネス
555-777-6666
nipponbusiness.com

【英文メール】悪いニュースを人に伝えるときの例文
Dear Ms. Takana,

I regret to inform you that due to a mistake on our computer system, your credit card account with ourselves has been cancelled. As a result, you will not be able to use the credit card. I apologize on behalf of our company for this situation happening.

Unfortunately, due to banking regulations we are not legally able to change your account’s status from cancelled to active. In order to change the status to active, you will have to reapply for the credit card account again. Once you have done this, we will re-issue you with a new card as quickly as we can.

As a way to recompense you for any trouble this has caused, we will credit your account when active with $35.

If you have any questions, please do not hesitate to contact me by email (bankbank@bankcards.com) or by phone (777-555-6666).

Please accept my apologies for any inconvenience this may cause.

Yours faithfully,

田中様、

大変遺憾ではございますが、パソコンシステムの不具合により、お客様のクレジットカード口座がキャンセルされました。その結果、クレジットカードはご利用いただけなくなっております。
このような事態が発生したことを、当社を代表してお詫び申し上げます。

ご面倒をおかけしておりますが、銀行規制によりアカウントのステータスをキャンセル済みからアクティブに変更することは法的にできません。ステータスをアクティブに変更するには、クレジットカードアカウントを再度申請する必要があります。これが完了しましたら、できるだけ早く新しいカードを再発行します。

再申請の手続きは以下のウェブサイトから行えます。
www.bankbankbank.com/

これにより発生した問題によるお詫びとして、35ドルを口座にに入金します。
ご不明な点がございましたら、メール(bankbank@bankcards.com)または電話(777-555-6666)でお気軽にご連絡ください。

ご不便をおかけして大変申し訳ございません。

敬具

【英文メール】イベントへの招待と出欠の意向をうかがう例文
Hello [Name],

It is that time of the year again when we have our [name of the event].
It is a day where we [describe your event in about two lines].

You have become a valued part of our company, we would love it if you’re able to come, but we understand if you can’t.
Please click this invitation link [insert link] and RSVP yes or no.

If you have any further questions please feel free to contact me.

Thank you,

[Your signature]

こんにちは[名前]さん、

今年も私たちが心待ちにしている[イベントの名前]の季節がやってきました。

このイベントは・・・[あなたのイベントを約2行で説明する]・・・です。

あなたは弊社の大切なお客様ですので、イベントへご招待させていただき、お会いしたいと思っていますが、ご都合を教えてください。

この招待リンク[リンクを挿入]をクリックして、イベント参加の意思表示「はい」または「いいえ」をクリックしてください。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

[あなたのサイン]

【英文メール】同僚へ退職のご挨拶例文
Dear all,

I would like to personally let you know that I am leaving my position at Nippon Software. I have enjoyed working here, and I sincerely appreciate having had the chance to work with you all.

Thank you for the support and encouragement all of you have provided me during my time at Nippon Software. I will miss our daily interactions and working on projects with you.
I would appreciate your continued advice as I start the next phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address (yourname@ggmailing.com), on LinkedIn at LinkedIn.com/in/MyName, or via my cell phone – 777-555-6666.

Again, thanks so much for your support.

Best regards,

[Your signature]

親愛なる皆さんへ

私は日本ソフトウェアでのポジションを離れることを個人的にお知らせします。私はこの会社で楽しく働くことができたこと、そして皆さんと一緒に働く機会があったことに心から感謝しています。

日本ソフトウェアで過ごした時間に皆さまから頂いた励ましやサポートに感謝しています。今まで毎日行ってきた皆さんとのやりとりや、プロジェクトに取り組むことをきっと恋しく思う事でしょう。

次の自分のキャリアを開始するにあたり、引き続きご指導ご鞭撻をいただければ幸いです。

会社からは去りますが、引き続き連絡を取り合えたら嬉しいです。私の個人メールアドレス(yourname@ggmailing.com)、リンクトイン(LinkedIn.com / in / MyName)、または携帯電話(777-555-6666)までご連絡ください。

繰り返しになりますが、今まで本当にありがとうございました。

[あなたのサイン]

英文Eメールを書く時のポイント・注意点のまとめ

「英文でEメールを書かないといけなくなってしまったけどどうしよう?!」と言うあなた、落ち着いてくださいね。

今回ほんの一部を紹介しましたが、英文メールはフォーマットが決まっていますので、それに従って書けば問題ありません。

相手があなたが英語ネイティブでないことを知っている場合が殆どだと思うので、細かい部分はあまり気にしすぎても時間だけが取られてしまいますからその辺は気持ちを大きく持ってください。

件名にも悩む方がいると思います。

それはまた別の機会があれば書きたいと思いますが「Hello」だけなどのメールの内容がわからない件名をつけることは避けましょう。

メールを書き終わったら、きちんとビジネスライクなクロージングになっているか確認し、スペルチェックを必ず行いましょう。(同僚にあてたメールは1か所ほどスペルミスがあっても理解してもらえる場合もあります)

今は、パソコンのスペルチェック機能が向上していますので、ほとんどの場合間違えることは無いかもしれませんが、オートスペルチェックにしていると、本来書きたかった単語とまったく違う意味の単語が選択されることもあるので、念には念を入れて確認しましょう!

また、添付ファイルを送らなければいけない場合や、文中にURLなどのリンクを送る必要がある場合には、ファイルの添付忘れなどが無いか、間違ったファイルを添付していないかも確認すると良いですね。

間違ってメールを送ってしまうと、また別の「ごめんなさい、間違えました」メールを英文で送る必要ができてしまうので、送信する前にきちんとチェックしましょうw

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